แต่ละองค์กรประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีความหลากหลาย ทั้งคนที่คิดว่าทุกอย่างเป็นไปได้ และคนที่คิดว่าทุกอย่างมีปัญหา ยิ่งไปกว่านั้นในบางอุตสาหกรรมยังจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานเพื่อเริ่ม production line ใหม่อยู่เรื่อย ๆ การจะทำให้คนในทีมสามารถรับมือกับความแตกต่างหรือการเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นนั้น ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย
หากเราหวังพึ่งเพียงประสบการณ์จากพนักงานที่ผ่านการทำงานมานานเพื่อแก้ปัญหาในเรื่องนี้ อาจไม่ใช่วิธีที่ดีนัก เพราะไม่ใช้ทุกคนที่สามารถสื่อสารประสบการณ์ของตนออกมาเป็นรูปธรรม หรือ แบบแผนในการทำงานได้
การใช้เครื่องมือมาเป็นบรรทัดฐานกลางเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันด้วยกระบวนการเดียวกัน เป็นวิธีการที่แก้ไขปัญหาได้อย่างยั่งยืนที่สุด
สำหรับครั้งนี้ เรามีโอกาสได้พูดคุยกับอาจารย์ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ ผู้เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารโครงการ หรือ Project Management ท่านผ่านการอบรมหลักสูตรวุฒิบัตร Project Management Professional (PMP) จากสถาบันที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลอย่าง Project Management Institute, Inc. หรือ PMI สหรัฐอเมริกา ท่านจะมาแนะนำเครื่องมือที่ทำให้การบริหารโครงการเป็นเรื่องที่ทุกคนสามารถจัดการได้
เพราะอะไรถึงต้องเป็น “Project Management”
กันตธร:
ย้อนกลับไปในช่วงที่อาจารย์ตัดสินใจศึกษาเกี่ยวกับศาสตร์เรื่อง Project Management มีที่มาอย่างไรครับ
อาจารย์ไพบูลย์:
หลังจากที่ผมจบมหาวิทยาลัย ผมก็เข้าทำงานในสายวิศวกรระบบ IT อยู่ 6 ปี การทำงานในจุดนี้แหละที่ผลักดันให้ผมสนใจอยากศึกษาเรื่อง Project Management
ช่วงนั้นผมมีนายเป็นคนญี่ปุ่น ทำงานด้านการติดต่อลูกค้าออกไปขาย Software พัฒนาระบบให้กับลูกค้า นายก็มักจะถามความคืบหน้างานกับผมแต่ตอนนั้นผมก็ได้แต่ตอบไปแบบใช้ความรู้สึก เช่น “เสร็จไปเยอะแล้ว” เพราะผมเองก็ไม่รู้ว่างานทั้งหมดมีกี่ชิ้น ก็เลยทำให้การสื่อสารระหว่างผมกับเจ้านายมี gap เกิดขึ้น
ผมก็เลยต่อรองกับเจ้านายว่าขอพื้นที่ให้ผมทำงานอย่างอิสระแล้วผมจะส่งงานให้เอง แต่ในที่สุดผมก็ไม่สามารถส่งงานได้ตามที่สัญญาไว้ ซึ่งก็ทำให้เครดิตของผมเสียหาย ผมเลยเริ่มคิดว่าผมต้องเรียนรู้เพิ่มเติม
ผมเลยไปศึกษาโดยการเรียนปริญญาโทที่สาขาวิชาการบริหารโครงการ ของบัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี และทำให้ผมได้รู้ว่ามีการสอบวุฒิบัตร “project management professional” หรือ PMP ที่รับรองโดยสถาบัน PMI สหรัฐอเมริกา
กันตธร:
ที่ประเทศญี่ปุ่นตอนนี้ ยกให้ PMP เป็นที่นิยมด้านการศึกษาต่อมากกว่า MBA แล้วนะครับ
เพราะหลายคนเน้นเรื่องการทำงานให้บรรลุเป้าหมายเป็นสำคัญ จึงเริ่มให้พนักงานที่เป็น Project Manager ของตนศึกษาเรื่องนี้ ก่อนที่จะเกิดปัญหาในการบริหารโครงการ
อาจารย์ไพบูลย์:
Project Management ช่วยเรื่องการปิดช่องว่างของปัญหาที่เกี่ยวกับการบริหารโครงการได้ดีเลยครับ เพราะช่วยให้ Project Manager ของโปรเจคจะสามารถแจกแจงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโปรเจคนั้น ๆ ได้อย่างครบถ้วน ทำให้เห็นภาพเป็นขั้นนตอน สามารถทำมาประกอบพิจารณาเรื่องกระบวนการและงบประมาณได้อย่างชัดเจน
หากองค์กรไหนมีคนที่มีทักษะเหล่านี้เยอะ น่าจะก้าวหน้าได้เร็ว เพราะสามารถเอาไอเดียไปสร้างเป็นสินค้าหรือบริการได้จริง เรียกว่า “เปลี่ยนแนวคิดเป็นกิจกรรม”
ผมคิดว่าการใช้ Project Management ในการบริหารโครงการนั้น เป็นอีกสิ่งที่จะช่วงลดช่องว่างเรื่องความไม่เข้าใจกันระหว่างคนไทยและคนญี่ปุ่นที่มีสไตล์การทำงานที่แตกต่างกันได้ด้วย จากมุมมองและประสบการณ์ของผมนะ
WBS เครื่องมือสำคัญในการชวนทุกคนมองภาพความสำเร็จร่วมกัน
อาจารย์ไพบูลย์:
กิจกรรมแรกที่ผมได้เรียนตอนผมเริ่มศึกษาเรื่อง Project Management คือ การเขียนกิจกรรมทั้งหมดโปรเจค หรือ การทำ Work Breakdown Structure (WBS) เพื่อให้ “Stakeholder” ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจคสามารถเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างชัดเจน เปรียบเหมือนการจำลองภาพการดำเนินงานของโครงการขึ้นมาให้ทุกคนในทีมเห็นภาพร่วมกัน
ต่อจากนั้น ก็เป็นหน้าที่ของ Project Manager ในการบริหารจัดการสมาชิกในทีม motivate และ engage ทีม ส่วนนี้เป็นอีกหนึ่งทักษะที่สำคัญของการเป็น Project Manager ต้องมีทักษะด้าน Soft Skill สามารถสื่อสาร เพื่อจัดการทีมทำงานที่มีความหลากหลาย ทั้งรูปแบบการทำงานและประสบการณ์ที่ผ่านมา ทำให้ทุกคนในทีมเห็นภาพร่วมกันได้
ซึ่งจุดนี้ถือเป็น Major Change ของผมเลย เพราะพื้นฐานของผมก็เรียนสายวิศวกรรมมาตลอด
กันตธร:
เมื่ออาจารย์ได้เข้าใจเรื่องการสื่อสารแล้ว สามารถ engage และ motivate ทีมได้ดีขึ้น?
อาจารย์ไพบูลย์:
ใช่ครับ ผมสามารถบริหารโครงการได้ดีขึ้น ปรับเปลี่ยนการสื่อสารเป็นการใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย เรียนรู้ที่จะใช้ใจฟัง ไม่ใช่แค่หูฟัง (active listening) ต้องทำความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของผู้ถามด้วย และในทางกลับกัน เราก็เลือกใช้คำถามกับแต่ละบุคคลให้เหมาะกับสถานการณ์ ไม่ใช้คำถามหรือคำพูดที่ทำให้เกิดปัญหา
แต่เมื่อทำไประยะหนึ่งก็พบว่าโครงการตกลงมาอยู่ในจุดที่มีปัญหาอีกครั้ง ซึ่งผมเองก็ได้ค้นพบว่าผมลืมสิ่งสำคัญไปอีกสิ่งหนึ่ง นั้นคือ “การประเมินความเสี่ยง”
ความสามารถใน “การประเมินความเสี่ยง” ที่แตกต่างกันของ Project Manager มือใหม่และรุ่นใหญ่มากประสบการณ์?
อาจารย์ไพบูลย์:
การประเมินความเสี่ยงเป็นส่วนที่ทำได้ยากที่สุด เพราะต้องอาศัยประสบการณ์ และในบางครั้งเราก็ขาดแรงจูงใจในการประเมินความเสี่ยง เพราะคิดว่าอาจจะไม่เกิด หรือ เกิดแล้วค่อยมาคิดทางแก้ก็ได้
กันตธร:
เช่นนั้น อาจารย์แนะนำวิธีจัดการส่วนนี้อย่างไรดีครับ
อาจารย์ไพบูลย์:
สำหรับตอนนี้ที่ผมมีประสบการณ์ในระดับนึ่งแล้ว ผมจะทำเป็น checklist เพื่อประเมินความเสี่ยงให้ลูกค้า โดยรวบรวมจากปัญหาที่เคยเจอมา
หรือหากยังไม่มีประสบการณ์มากนัก ใช้การตั้งความถามเพื่อหาความเสี่ยงโดยชี้นำให้เห็นผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นได้ หรือ เล่าประสบการณ์ที่เกิดจากการปล่อยให้ความเสี่ยงนั้นเกิดขึ้นเป็นอย่างไร และเมื่อคนตอบคำถามเรื่องความเสี่ยงนั้นเค้าจะรู้สึกว่าเป็นไอเดียของเค้า ทำให้เกิดความรู้สึกร่วม อีกทั้งเป็นการฝึกนิสัยในการประเมินความเสี่ยงไปในตัว
ลองยกตัวอย่างจากบนโต๊ะที่เราสัมภาษณ์กันอยู่ตอนนี้ ถ้าผมจะถามคุณกันตธรเพื่อให้ประเมินความเสี่ยงของน้ำแก้วบนโต๊ะนี้ ผมจะไม่ถามถึงสาเหตุที่ทำให้เกิดโอกาสที่น้ำจะหก ผมจะชวนให้คิดว่าหากน้ำแก้วนี้หกเลอะคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ น่าจะเกิดความเสียหายทั้งด้านมูลค่าทรัพย์สิน และข้อมูลที่อยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ใช่หรือไม่
สุดท้ายแล้วใครคือคนที่ใช่
กันตธร:
ผมมีโอกาสได้คุยกับ Expat ญี่ปุ่น ส่วนใหญ่มักจะพบปัญหาเดียวกัน คือ
“คนไทยมักจะแสดงความคิดเห็นโดยที่ไม่แผนรองรับ หรือ ไม่ได้อ้างอิงจากสถิติตัวเลขใด”
“ก็อยากให้พนักงานคนไทยทำงานตามสไตล์ของตัวเอง แต่ก็ยังอดกังวลไม่ได้”ศาสตร์เรื่อง Project Management นั้น เข้ามาช่วยเรื่องเหล่าได้อย่างไรครับ? แล้วเหมาะกับคนแบบไหนที่ควรมาเรียน?
อาจารย์ไพบูลย์:
ศาสตร์เรื่อง Project Management เข้ามาช่วยทำให้คนที่มีความคิดแตกต่างกัน หรือ มีประสบการณ์แตกต่างสามารถมายืนบนพื้นฐานเดียวกันได้
หากมองในมุมขององค์กร Project Management จะช่วยทำให้ยุทธศาสตร์ที่วางไว้เดินหน้าได้เร็ว ไม่ติดอยู่กับความสำเร็จในอดีต เพราะครั้งนี้มีทั้งไอเดียและมีคนลงมือทำ
ส่วนประโยชน์ในระดับรายบุคคลนั้น โดยเฉพาะผู้ที่เป็น Project Manager ศาสตร์เรื่อง Project Management สามารถเข้ามาช่วยลดความเครียด ทำให้เราไม่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเยอะเกินไป และเข้าใจซึ่งกันและกันในทีมมากขึ้น
หากถามว่าใครที่คือผู้ที่ควรมาเรียนนั้น ผมแนะนำว่าตำแหน่งที่มีสัดส่วนการทำงานเชิงโครงการมากกว่างานรูทีน ยกตัวอย่างตำแหน่งในสายไอที หากหน้าที่หลักคือการแก้ไขปัญหาให้ user เป็น case by case อาจจะไม่ใช่ตำแหน่งที่ควรมาเรียน แต่หากเป็นคนไอทีอีกท่านที่มีหน้าที่พัฒนา Software ให้กับลูกค้าตามความต้องการ ไม่ว่ามีตำแหน่งเป็น Project Manager หรือไม่ แต่ทำงานอยู่ในรูปแบบของโปรเจค คนกลุ่มนี้แหละคือคนที่จำเป็นต้องเรียนรู้ศาสตร์นี้
……………………………………………………
ทั้งหมดนี้เป็นแค่บางช่วงบางตอนที่พวกเราชาว mirai campus ได้มีโอกาสพูดคุยกับอาจารย์ไพบูลย์เพียงช่วงสั้น ๆ หากใครสนใจในศาสตร์ของ Project Management หรือมีข้อสงสัยอยากสอบถามอาจารย์ไพบูลย์ด้วยตนเอง เราขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมกิจกรรม “mirai talk” วันที่ 8 ตุลาคม 2562 เวลา 18:30-20:00 น. @mirai room, Major Tower ชั้น 10 ทองหล่อซอย 10 กิจกรรมล้อมวงพูดคุย แลกเปลี่ยนมุมมองความคิดเห็นระหว่างกัน ที่เริ่มต้นจากความตั้งใจที่อยากจะเป็นสื่อกลางเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ และเชื่อมสัมพันธ์อันดีระหว่างธุรกิจไทยและญี่ปุ่น โดยพวกเราชาว mirai campus
สนใจสมัครเข้าร่วมกิจกรรม “mirai talk”
https://miraicampus.com/course/mc-191008-jp/
