เมื่อได้ยินคำว่า ‘OT’ ทุกคนคงมีภาพในหัวใกล้เคียงกันคือ การอยู่ดึกดื่นเคลียร์งานที่ค้างหรือเร่งรีบให้เสร็จ จนทำให้เวลาชีวิตส่วนตัวของตนเองแทบจะไม่เหลือ พฤติกรรมการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดความยุ่งเหยิงจนต้องทำ OT อยู่บ่อยๆ แต่พฤติกรรมที่ว่าเป็นพฤติกรรมแบบใดกัน? จะดีกว่าไหมหากเราได้รู้ถึง 4 พฤติกรรมที่ทำให้งานของคุณยุ่งจนถึงขั้นกินเวลาชีวิต mirai campus ขอมาบอกเล่าพฤติกรรมเหล่านั้นพร้อมวิธีแก้ไข เพื่อให้คุณไม่ต้องมานั่งทำ OT อีกต่อไป!!
4 พฤติกรรมที่ทำให้งานของคุณยุ่งจนถึงขั้นกินเวลาชีวิต
1. ทุ่มเทมากเกินไป
2. ทำไม่ทัน Deadline
3. ประชุมนานและบ่อย
4. แก้งานบ่อย แก้เยอะ
1.ทุ่มเทมากเกินไป
วิธีแก้ไขพฤติกรรมเหล่านี้
วิธีที่ 1 : รู้ ‘สิ่งที่ต้องพยายาม’ รู้ ‘จุดเด่น’ ของงานที่มีอยู่ ต้องรู้ว่าแผนกที่อยู่ในตอนนี้ให้ความสำคัญกับงานแบบไหนเป็นอันดับแรก เลือกที่จะทุ่มเทกับแค่บางงานและไม่ทุ่มเทพร่ำเพรื่อ เพราะสุดท้ายงานอาจจะไม่สำเร็จสักงาน
วิธีที่ 2 : ไม่เอาแต่ทุ่มเทอยู่คนเดียวจนไม่สนใจวิธีการทำงานของคนรอบตัวซึ่งอาจเป็นวิธีที่ได้ผลมากกว่า ให้ตรวจสอบวิธีการทำงานของเพื่อนร่วมงานที่งานผ่านแล้ว และเรียนรู้ขั้นตอนเพื่อนำมาปรับใช้ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2.ทำไม่ทัน Deadline
วิธีแก้ไขพฤติกรรมเหล่านี้
วิธีที่ 1 : กำหนด Deadline งานทั้งหมด และคำนึงเสมอว่าจะทำให้เสร็จทันภายในเวลาให้ได้ อาจจะเหมือนเป็นการบังคับตัวเองเล็กน้อยเพื่อให้สามารถทำงานเสร็จทันเวลา
วิธีที่ 2 : แบ่งปันแบบแผน รูปแบบของงานกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น เช่น เอกสารที่ตัวเองได้รับมอบหมายให้ทำมีคนเคยทำมาก่อนหรือไม่
หากมีก็จะทำให้การเริ่มต้นทำง่ายขึ้น
วิธีที่ 3 : เปลี่ยนงานที่ไม่ชอบ ไม่ถนัด ให้เป็น To do list เพื่อไม่ให้เกิดความรู้สึกขี้เกียจไม่อยากทำ จัดเรียงลำดับให้ดีไม่ให้เสียเวลาทำสลับไปสลับมา
3.ประชุมนานและบ่อย
วิธีแก้ไขพฤติกรรมเหล่านี้
วิธีที่ 1 : ทบทวนวาระการประชุม และจุดประสงค์ของการประชุมก่อนการประชุมเริ่ม ทำความเข้าใจให้ดีเพื่อไม่ให้การเข้าร่วมประชุมเป็นการเสียเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์โดยที่คุณไม่เข้าใจอะไรเลย
วิธีที่ 2 : ก่อนที่จะแสดงความคิดเห็น ให้พูดข้อสรุปของการประชุมก่อน เพื่อเป็นการทวนและเน้นย้ำถึงสิ่งที่อยากได้จากการประชุมครั้งนี้
และจึงให้เหตุผลทีหลัง จะทำให้การประชุมไม่ออกนอกเรื่อง
วิธีที่ 3 : เมื่อประชุมเสร็จให้ตรวจสอบสิ่งที่ตัวเองต้องทำ พูดคุยกันว่าใครต้องทำอะไรบ้าง มีการคอนเฟิร์มหน้าที่กันอีกครั้งและจดบันทึกเอาไว้เพื่อทวนความจำ
4.แก้งานบ่อย แก้เยอะ
วิธีแก้ไขพฤติกรรมเหล่านี้
วิธีที่ 1 : คอนเฟิร์มว่าต้องส่งงานเมื่อไร ใช้เพื่ออะไร เพราะถ้าทำแบบคิดเอาเอง งานมักจะไม่ตรงกับที่หัวหน้าต้องการและยิ่งทำให้เสียเวลาในการแก้งานมากขึ้นไปอีก
วิธีที่ 2 : แชร์ภาพรวมของงานที่สมบูรณ์ร่วมกัน ทำการเขียนภาพรวมแบบคร่าว ๆ หยาบ ๆ หาเป้าหมายที่ต้องการว่าทุกคนต้องการให้งานออกมาในรูปแบบใด ตรงกันหรือไม่
วิธีที่ 3 : เมื่องานเสร็จไปแล้ว 60% ให้นำงานไปให้ตรวจสอบก่อน คอยรายงานสิ่งที่ทำเพื่อคอนเฟิร์มว่าทิศทางของงานถูกต้องหรือไม่
ถ้ามีข้อผิดพลาดจะได้แก้ไขทีเดียวไม่เสียเวลา
สุดท้ายแล้ว “การสื่อสาร” คือหัวใจหลัก
จะเห็นได้ว่าวิธีการแก้ไขส่วนใหญ่จะเน้นไปที่การสื่อสารหรือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกัน ซึ่งถือเป็นหัวใจหลักให้การทำงานมีประสิทธิภาพและทำให้งานออกมาได้ตรงตามความต้องการ สำหรับบางคนอาจรู้สึกไม่ชอบการต้องมานั่งพูดคุยแชร์ความคิดร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน แต่หากเราตัดความรู้สึกแบบนี้ออกไป มองเพียงแค่ว่าสุดท้ายแล้วสิ่งที่ทุกคนต้องการเหมือนกันนั่นก็คือการทำงานให้สำเร็จลุล่วงทันเวลาและผลงานออกมาดีเป็นที่น่าพอใจ โดยไม่กระทบกับเวลาส่วนตัว เมื่อยึดความคิดแบบนี้แล้วการทำงานคงจะเป็นไปได้ง่ายขึ้นมาก
ข้อมูลจาก 日経ウーマン
ตีพิมพ์วันที่ 30 พฤศจิกายน 2017
