LEARNING ROOM – ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์
โลกใบนี้ มีหลากทฤษฎีที่เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานอย่างเหมาะสม ซึ่ง “โฮเร็นโซ” ก็เป็นหนึ่งในทฤษฎีของประเทศญี่ปุ่นที่หลายองค์กรชั้นนำระดับโลกให้ความสนใจ เนื่องจากมีลักษณะจัดการเป็นระบบระเบียบ แบบแผนชัดเจน สามารถตรวจสอบได้ ไม่ว่าจะกี่สิบกี่ร้อยปี หากมนุษย์ยังคงทำงาน โฮเร็นโซ ย่อมเป็นหนึ่งในกิจวัตรที่ขาดไม่ได้ในทุกเช้า โดยสาระสำคัญของการทำโฮเร็นโซที่ดีนั้น ผู้รายงานจะต้องสามารถสรุปข้อมูลได้รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ พร้อมสร้างทางเลือกใหม่ให้แก่ผู้ฟัง
ปฐมบท
“ญี่ปุ่น” เป็นหนึ่งในประเทศที่ประสบปัญหากับภัยธรรมชาติรุนแรง เนื่องจากมีพื้นที่ตั้งอยู่บริเวณเขตวงแหวนไฟของมหาสมุทรแปซิฟิก ทุก ๆ ปี จะต้องเผชิญกับแผ่นดินไหว สึนามิยักษ์ และลมพายุหมุน ส่งผลให้ประชากรท้องถิ่นต้องพยายามปรับตัวเพื่อความอยู่รอด โดยใช้วิธีจับกลุ่มก้อนลักษณะหมู่บ้าน ชาวบ้านทุกคนจะต้องปรึกษาหารือกัน โดยใช้หลักการของไคเซ็น คือการร่วมระดมสมอง วางแผน และหาแนวทางที่เป็นไปได้มากที่สุดในการแก้ไขปัญหา สังเกตุได้ว่าหลักการทำไคเซ็นในญี่ปุ่นมีจุดประสงค์เพื่อปรับปรุง ต่อยอด พัฒนา ในสิ่งคุ้นเคยให้มีประสิทธิภาพ แต่ในประเทศไทยได้มีองค์กรเอกชนหลายแห่ง นำหลักการทำไคเซ็นมาใช้ แต่ก็ยังทำกันแบบผิดวัตถุประสงค์ เพราะมัวแต่ไปโฟกัสที่ผลกำไรหรือผลลัพธ์ แท้จริงแล้วหากนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานในองค์กร ผู้บริหารควรทำความเข้าใจกับพนักงานของตนให้ดีก่อน เช่น พยายามสร้างความตระหนักในหน้าที่ ตระหนักถึงผลกระทบ และตระหนักความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ
เรียบง่ายและชัดเจนด้วยวิถีแห่งโฮเร็นโซ
การจะทำไคเซ็นให้ประสบความสำเร็จได้ การทำโฮเร็นโซควบคู่ ย่อมเป็นสิ่งที่ไม่ควรละเลย เพราะการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน คือเป้าหมายสำคัญต่อการพัฒนาศักยภาพ (องค์กร-บุคคล) ลำดับแรกหากท่านอยากทำโฮเร็นโซให้มีประสิทธิภาพนั้น ควรเริ่มจากฝึกมองโจทย์หน้างานของตนให้ออกก่อนว่าเป็นลักษณะใด (ออนไลน์-ออฟไลน์) จากนั้นมองภาพรวมการทำงานในทีมทั้งหมด ด้วยการวิเคราะห์จากจุดเริ่ม เช่น เริ่มต้นจากใคร ส่งต่อไปที่แผนกไหน ระยะเวลาการทำงานเท่าไหร่ ขั้นตอนต่อเนื่องกี่แผนก ผลลัพธ์เป็นอย่างไร และที่ใดคือปลายทางสุดท้ายแท้จริง โดยไล่เรียงผลกระทบทั้งหมดแล้วเขียนออกมา
จากนั้น จัดลำดับความคิดและความสำคัญก่อนหลังให้เข้าใจง่ายขึ้น ขั้นตอนต่อไป ฝึกพูดโดยเน้นเฉพาะใจความสำคัญ หรืออาจจะเล่าในเชิงหัวข้อต่าง ๆ และที่สำคัญ ทุกการเล่าเมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องตัดสินใจ ควรสร้างทางเลือกของคำตอบมากกว่า 1 ข้อ ให้แก่ผู้ฟัง (เทคนิคประหยัดเวลาในการสื่อสาร) นอกจากวิธีสื่อสารด้วยการเล่าปากเปล่า ควรมีข้อมูลประกอบเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ ข้อมูลในที่นี้อาจจะเป็นตัวเลขสถิติย้อนหลัง กราฟโมเดล หรือบทวิเคราะห์จากผู้เชี่ยวชาญ เมื่อรายงานเสร็จแล้ว ควรเปิดใจรับฟังทุกความคิดเห็น อาจจะบันทึกเป็นไฟล์เสียงหรือจดช็อตโน้ตสั้น ๆ ในสมุด เพื่อนำข้อคิดเห็นทั้งหมดมาทบทวนและพิจารณาอีกครั้งก่อนทำโฮเร็นโซครั้งถัดไป
แม้โลกนี้ จะมีหลักการและเครื่องมือที่น่าสนใจหลากหลาย แต่ก่อนจะนำไปใช้คุณควรตั้งคำถามกับตนเองให้ดีก่อนว่าเรารู้จักกับสิ่ง ๆ นั้น ดีพอหรือยัง ใช้แล้วจะส่งผลกระทบอย่างไร สามารถปรับเปลี่ยนได้มากน้อยแค่ไหน และสุดท้ายจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้อย่างไร
