ในชีวิตการทำงานที่ในแต่ละวันมีสิ่งที่ต้องทำเต็มไปหมด หลายคนคงเจอปัญหาคล้ายๆ กัน เช่น ลืมนัดประชุมสำคัญ ลืมส่งงานหรือลืมตอบอีเมลลูกค้าตามกำหนด และรู้สึกว่าตนเองไม่สามารถจัดการสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำได้ดีพอ วันนี้เรามีคำแนะนำดีๆ จากคุณหมอคาบาซาวะ ผู้ที่เป็นทั้งจิตแพทย์ นักเขียน และ Influencer ชื่อดังของประเทศญี่ปุ่นมาบอกต่อกันค่ะ
 |
คุณหมอเล่าว่าตัวคุณหมอเอง หลังตื่นนอนประมาณ 2-3 ชั่วโมงแรก คุณหมอจะใช้เวลาเขียน TO DO LIST 3 นาที ซึ่งช่วงเวลาหลังตื่นนอนนี้ คุณหมอบอกว่าเป็น “ช่วงเวลาทองของสมอง” ที่มนุษย์เราจะมีสมาธิมากที่สุดของวัน ถือได้ว่าหากใช้ช่วงเวลาทองที่สุดของวันในการเขียน TO DO LIST ก่อนเริ่มงานแล้วล่ะก็ ตลอดทั้งวันก็จะสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นขึ้นเลยทีเดียว |
4 ประโยชน์ (จริงสุดๆ) ของการเขียน TO DO LIST
1. สามารถทบทวน ขั้นตอนการทำงานของตนเองใน 1 วันได้
การเขียน TO DO LIST จะทำให้ผู้เขียนได้ทบทวนและวางแผนไปด้วยว่าในวันนั้นมีนัดหรือกำหนดการสำคัญอะไรบ้าง ถือเป็น “การฝึกฝนคิดตาม” ไปในตัวก็ย่อมได้ ทั้งยังช่วยจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด
หากเปรียบกับการสร้างบ้าน TO DO LIST ก็คงเปรียบได้กับพิมพ์เขียว ที่จำเป็นต้องมีก่อนเริ่มลงมือสร้างบ้าน แต่ทว่าก็มีคนจำนวนไม่น้อย ที่เริ่มทำงานแบบสุ่มๆ ไม่มีแบบแผน ไม่เขียน TO DO LIST ซึ่งพฤติกรรมเหล่านี้จะทำให้ลืมในส่วนสำคัญของงาน และสุดท้ายอาจไม่สามารถส่งมอบงานได้ตรงเวลา จนนำไปสู่การทำ OT ในที่สุด
2. ช่วยให้มีสมาธิอย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน
เมื่อไม่มีการเขียน TO DO LIST เตรียมไว้ หลังทำงานนึงเสร็จก็จะเกิดคำถามว่า “งานต่อไปคืออะไร?” ซึ่งช่วงเวลาที่ต้องมานั่งคิดนี่แหละ ส่งผลให้สมาธิที่กำลังได้ที่ถูกรบกวน ไม่ต่อเนื่อง และต้องเสียเวลารวบรวมสมาธิใหม่ก่อนเริ่มทำงานถัดไปทุกครั้ง แต่หากมี TO DO LIST เตรียมพร้อมเอาไว้ เพียงแค่เหลือบไปอ่านก็สามารถทราบได้ทันทีว่าสิ่งที่ต้องทำต่อคืออะไร โดยไม่เสียสมาธิ และทำงานต่อไปได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง
3. ลดความผิดพลาดให้เป็นศูนย์
เมื่องานล้นมือจะทำให้เกิดความสับสนและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย หลายคนมักเชื่อมั่นว่าตนเองมีความจำที่ดี แต่อย่างไรก็ตาม “การจำ” มีประสิทธิภาพน้อยกว่า “การจด” หลายเท่า ดังนั้น TO DO LIST จึงเป็นตัวช่วยในการเรียบเรียงความคิดและงาน หรือสิ่งที่ต้องทำออกมาได้ทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ซึ่งสามารถช่วยแก้นิสัยขี้ลืม ปัญหาการจัดลำดับความสำคัญผิด อันเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดความความผิดพลาดในการทำงานได้อย่างมาก
4. เพิ่มพื้นที่ให้ Working memory
Working memory หรือ ความจำที่ใช้ในการทำงานของมนุษย์เราซึ่งมีขีดจำกัดอยู่ เราสามารถประมวลผลของข้อมูลหรือสารที่ได้รับมาพร้อมกันมากที่สุดเพียง 3 เรื่องเท่านั้น หลายครั้งที่ได้รับข้อมูลมาเป็นจำนวนมากในคราวเดียว Working memory ก็จะประมวลผลไม่ทัน ทำให้ประสิทธิภาพในการคิดหรือลงมือทำงานลดลง แต่ทว่าการจัดระเบียบความจำเหล่านั้นออกมาเป็น TO DO LIST จะทำให้เราสามารถจดจ่อกับงานทีละงานได้ดีกว่า เราจึงควรพยายามนำข้อมูลในหัวออกมาเขียนเรียบเรียงอยู่เสมอ ก่อนที่เราอาจจะจำข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้เลย
แม้ช่วงที่ผ่านมา จะมีคนบางกลุ่มโต้แย้งว่า “TO DO LIST ใช้ไม่ได้ผลจริง” แต่คุณหมอสันนิษฐานว่าคนที่มีความคิดเช่นนั้น อาจเป็นเพราะมีการเขียนหรือใช้ TO DO LIST ผิดวิธี เช่น เลือกเขียนและเลือกอ่าน TO DO LIST ผ่านสมาร์ทโฟน เป็นต้น
3 กฏพื้นฐานในการเขียน TO DO LIST
เพื่อให้การเขียน TO DO LIST ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้สูงสุด คุณหมอจึงขอฝาก 3 กฏพื้นฐานในการเขียนไว้ ดังนี้ค่ะ
1. เขียนด้วยมือ หรือ ปริ้นต์ลงกระดาษจะดีที่สุด
สิ่งที่ห้ามทำโดยเด็ดขาด (แต่หลายคนมักทำ) นั่นคือการเขียนลงสมาร์ทโฟน เพราะในสมาร์ทโฟนล้วนมีแต่สิ่งล่อตาล่อใจมากมาย หนึ่งครั้งที่เปิดเช็ค TO DO LIST เรามักจะเผลอเข้าไปดูอย่างอื่น หรือเพลิดเพลินกับสิ่งที่ไม่ได้เกี่ยวข้องอยู่เสมอ กลายเป็นว่ากว่าจะเรียกตัวเองกลับมาทำงานต่อก็เสียเวลาและเสียสมาธิไปแล้ว ดังนั้นให้เลือกการเขียนลงกระดาษ หรือพิมพ์แล้วปริ้นต์ออกมาให้เรียบร้อยเลยจะดีกว่า
2. วางไว้บนโต๊ะเสมอ
กระดาษที่รวบรวม TO DO LIST ขอให้วงไว้บนโต๊ะเสมอ เอาเป็นว่าแค่เหลือบไปมองแว๊บเดียวก็สามารถรู้ได้ทันทีว่าจะต้องทำอะไรต่อไป ไม่ให้เสียเวลาและเสียสมาธิเพื่อการทำงานที่ต่อเนื่อง
3. ขีดฆ่างานที่ทำเสร็จแล้วออกอย่างชัดเจน
การขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วออกจากลิสต์ เหมือนเป็นการให้รางวัลตัวเอง ทำให้รู้สึกว่าในที่สุดก็ “สำเร็จแล้ว!” ซึ่งจะทำให้ร่างกายหลั่งสาร Dopamine (โดพามีน) สารที่ก่อให้เกิดแรงจูงใจและความมุ่งมั่นเพิ่มขึ้น อันเป็นผลดีที่ช่วยให้รู้สึกว่าจะพยายามทำงานอื่นๆ ต่อให้เสร็จ
TO DO LIST ไม่ได้จำกัดแค่ในวันทำงานหรือวันที่มีธุระสำคัญ แต่หากเราสามารถนำมาใช้ในชีวิตประจำวันให้เกิดความเคยชินได้ ชีวิตคงจะมีระบบระเบียบมากขึ้นเลยทีเดียว ตั้งแต่วันพรุ่งนี้ลองให้เวลากับตัวเองเพียงไม่กี่นาทีเพื่อเขียน TO DO LIST ก่อนจะเริ่มต้นทำกิจกรรมในแต่ละวัน และลองมาสังเกตกันดูว่า TO DO LIST จะทำให้ชีวิตเราเปลี่ยนไปมากน้อยแค่ไหนกันนะ!
ข้อมูลจากหนังสือ アウトプット大全
