หลายท่านที่กำลังอ่านบทความนี้ น่าจะเคยผ่านประสบการณ์นำเสนองานกันมาบ้างแล้ว บางทีก็ได้รับการอนุมัติและสนับสนุนจากหัวหน้า แต่หลายๆ ที ก็ไม่ได้รับการตอบสนองแต่อย่างใด เพราะสาเหตุใดถึงได้บ้างไม่ได้ วันนี้เรามาหาคำตอบกันค่ะ
“ทำแผนมาได้ดีมาก แต่ผมขอกลับไปคิดดูก่อนนะ” ประโยคสุดคลาสสิกที่น่าจะเคยได้ยินกันเป็นประจำจริงไหมคะ แม้ประโยคสั้นๆ แค่นี้ จะทำให้เรารู้สึกเบื่อหน่ายและไม่อยากทำงานกับหัวหน้าคนนี้ต่อ แต่ถ้าเราลองมองในมุมกลับ ว่าถ้าเราเป็นหัวหน้า เราก็ไม่อยากที่จะอนุมัติในสิ่งที่ลูกน้องนำเสนอมาทันทีใช่ไหมล่ะคะ เพราะทุกการอนุมัติ คนที่เป็นหัวหน้าจะต้องแบกรับความเสี่ยงทุกอย่าง ทั้งคำด่าทอ คำติเตียน หรือแม้แต่การรับผิดชอบต่อทรัพย์สินที่เสียหาย ดังนั้น จึงไม่ใช่เรื่องแปลกแต่อย่างใด หากหัวหน้าจะไม่ตอบอนุมัติในสิ่งที่เรานำเสนอในทันที
แล้วเราจะต้องทำอย่างไร หากจะให้หัวหน้ายอมตอบตกลงภายในระยะเวลาที่สั้นที่สุด
อันดับแรกที่เราจะต้องคิดทุกครั้งก่อนนำเสนอแผนงานก็คือ เรื่องของ “ความเสี่ยง” เพราะความเสี่ยงส่งผลถึงกระทบถึงข้อตกลงและระยะเวลาการตัดสินใจ หากแผนงานของเรามีความเสี่ยงมาก ก็ควรที่จะต้องหาทางรับมือเพื่อลดผลกระทบให้น้อยที่สุด นอกจากนั้น ลองหมั่นสังเกตุดูว่าหัวหน้าเป็นคนที่มีลักษณะแบบไหน เพราะถ้าเรารู้แนวทาง ก็จะยิ่งช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นและช่วยให้เราสามารถคาดการณ์ได้ว่า ถ้านำเสนองานแบบนี้ จะได้รับคอมเมนต์รูปแบบใดกลับมา
ตัวอย่าง หากคุณบอกกับหัวหน้าว่า “ถ้าเราลด Fixed cost ลงได้ ก็จะสามารถขยายกิจการไปได้ทั่วประเทศ” แม้จะเป็นคำพูดที่ให้ความรู้สึกดึงดูด แต่คุณก็จำเป็นที่จะต้องแจกแจงด้วยว่า เพราะวิธีการใด ลดจากตรงไหน และผลกระทบจะเป็นอย่างไรในอนาคต เช่น เปลี่ยน Supplier เจ้าใหม่ ลดขั้นตอนการผลิตที่ซ้ำซ้อน หรือเปลี่ยนอุปกรณ์เครื่องจักรบางส่วน หากคุณสามารถแจกแจงรายละเอียดได้ชัดกับหัวหน้า หัวหน้าก็จะรู้สึกเปิดใจและสามารถตัดสินกับวิธีคิดของคุณได้อย่างไร้ความกังวล
การคาดการณ์กับความเสี่ยง ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยให้เราสามารถนำเสนองานและได้รับการอนุมัติที่ง่ายขึ้น เพราะท้ายที่สุดแล้ว ต่อให้แผนการณ์ผิดพลาดอย่างไร เราก็ยังมีทางเลือกและสามารถควบคุมสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นได้อย่างไม่ร้อนรน