หลักสูตร “ทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการสื่อสารแบบ HORENSO” เกิดจากความตั้งใจของ mirai campus และ Nikkei Business School (NBS) ที่ต้องการทราบความคิดเห็นของผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่ทำงานในไทยเพื่อเป็นสื่อกลางในการพัฒนาการทำงานของคนไทย-ญี่ปุ่น จึงมีการทำสำรวจความคิดเห็นเกี่ยวกับทักษะการทำงานที่ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นต้องการให้พนักงานคนไทยในองค์กรเรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อให้การทำงานร่วมกันนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งผลการสำรวจ 1 ใน 3 เรื่องที่คนญี่ปุ่นอยากให้คนไทยเรียนรู้เพิ่มนั้น คือ ทักษะการ HORENSO
ในหลักสูตรนี้ เราได้รับเกียรติจาก ดร.ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ ผู้มีประสบการณ์การทำงานในองค์กรญี่ปุ่นกว่า 20 ปี และมีประสบการณ์ฝึกอบรมกับพนักงานไทยในองค์กรญี่ปุ่นอย่างมากมาย ท่านมีเทคนิคการสอนที่ทำให้สามารถเข้าใจหลักการ-วิธีการ HORENSO ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
HORENSO คืออะไร
HORENSO (โฮเรนโซ) เกิดจากการรวมตัวของ 3 คำ นั่นก็คือ
โดยรวมแล้วโฮเรนโซก็คือการติดต่อ ปรึกษาและรายงานความคืบหน้าของงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องนั่นเอง ปัญหาหลักในเรื่องการโฮเรนโซของคนไทย มักจะรายงานด้วยการเล่าเรื่องราวทั้งหมดก่อน แทนการเริ่มต้นด้วยข้อสรุปของเรื่องราวนั้น ๆ แบบที่คนญี่ปุ่นใช้รายงานกับหัวหน้า เช่น “ผมมีความคืบหน้าของโครงการ 3 เรื่องที่จะรายงาน ขอเวลาไม่เกิน 10 นาทีครับ”
หากพูดเปิดเช่นนี้กับหัวหน้าที่ไม่ค่อยมีเวลา ก็จะทำให้เข้าใจและเห็นภาพว่าควรจะใช้เวลากับสิ่งที่ลูกน้องกำลังจะรายงานเป็นเวลาประมาณเท่าไหร่ จัดลำดับความสำคัญได้ถูกต้องหากอยู่ในช่วงเวลาที่มีภารกิจอื่นที่จำเป็นต้องให้ความสนใจเช่นกัน และทำให้ทั้งสองฝ่ายทราบว่าควรโฟกัสที่ประเด็นใดเป็นหลัก ซึ่งแตกต่างกับคนไทยโดยทั่วไปที่มักไม่ได้สรุปเป็นประเด็นมาก่อน ทำให้ผู้บริหารญี่ปุ่นไม่อาจทราบถึงวัตถุประสงค์ของพนักงานคนไทยที่จะมาคุยในครั้งนั้น ๆ ไม่ทราบถึงประเด็นหลักที่ต้องการจะรายงาน และในบางครั้งอาจจะพูดนอกประเด็นไป ด้วยเหตุนี้ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นจึงรู้สึกว่าคนไทยนั้นโฮเรนโซไม่เป็น
อีกด้านหนึ่งของปัญหา เกิดจากพื้นฐานของผู้บริหารชาวญี่ปุ่นที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีการโฮเรนโซมาโดยตลอดตั้งแต่วัยเรียนจนกระทั่งช่วงทำงาน จึงไม่แปลกที่ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นคาดหวังการโฮเรนโซจากพนักงานคนไทย สำหรับคนไทยนั้น โดยพื้นฐานไม่มีการโฮเรนโซก็จริงแต่เมื่อได้เข้าเป็นพนักงานและทำงานในองค์กรญี่ปุ่นแล้วก็ควรจะโฮเรนโซให้เป็น
ในขณะเดียวกันพนักงานไทยก็ประสบปัญหากับผู้บริหารญี่ปุ่นเช่นกัน โดย 1 ใน 3 ปัญหาหลักก็คือเรื่องโฮเรนโซ เนื่องจากพนักงานไทยต้องการจะรู้ว่า “โฮเรนโซ” คืออะไร และต้องทำอย่างไรจึงจะเป็นการโฮเรนโซที่ผู้บริหารญี่ปุ่นคาดหวัง ทั้งหมดนี้ คือความแตกต่างของวัฒนธรรมทั้งของญี่ปุ่นและไทย
HORENSO ไม่ใช่แค่พูดเยอะ รายงานบ่อย
เนื้อหาในการโฮเรนโซ พนักงานคนไทยอาจจะคิดเพียงแค่ว่าต้องรายงานให้บ่อย รายงานให้เยอะ แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้น ในการโฮเรนโซจะต้องมี Framework เป็นตัวกำหนดการรายงาน โดยจะยึดหลัก 5W2H โดยที่ 5W ประกอบไปด้วย
ส่วน 2H มาจาก How คือ ทำอย่างไร ใช้วิธีอะไรในการทำงาน อธิบายเป็นขั้นตอน และ How much แจ้งรายละเอียดค่าใช้จ่าย หรือ ค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นนั้นมีจำนวนเท่าไหร่ ซึ่งทั้งหมดนี้ยังไม่พอสำหรับการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น ยังจะต้องมี CP เข้าไปอีก ซึ่ง C มาจากคำว่า Corrective คือ แนวทางการแก้ไขเบื้องต้นอย่างถูกต้อง และ P มาจากคำว่า Preventive คือการป้องกันการเกิดซ้ำ หากว่าจะไปรายงานผู้บริหารชาวญี่ปุ่นแล้วล่ะก็ หากรายเพียงแค่ 5W2H ผู้บริหารก็จะถามต่ออีกว่า ได้แก้ไขอะไรไปบ้างและ และวิธีการป้องกันการเกิดปัญหานั้นควรดำเนินการอย่างไร หากยังไม่มีการเตรียม CP ไปก็ไม่ควรไปรายงาน สำหรับคนญี่ปุ่นเน้นให้คิดเองก่อนและคิดล่วงหน้า แตกต่างจากทางพนักงานไทยที่ต้องการให้บอกว่าจะให้ทำอย่างไรกับเหตุการณ์นั้น เพราะเกรงว่าถ้าลงมือทำไปจะไม่ถูกใจผู้บริหารญี่ปุ่นนั้นเอง
ส่วนอีกเครื่องมือที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการโฮเรนโซได้เป็นอย่างดีก็คือ 4M1E ซึ่งมีความหมายดังนี้ Men – คน พนักงานหรือบุคลากรทั้งจากภายในและภายนอก
ถ้าหากเรานำวิธีข้างต้นมาประยุกต์ใช้กับการโฮเรนโซ โดยระบุรายเอียดของปัญหาที่เกิดขึ้นตาม 4M1E เพื่อแยกแยะสาเหตุต่าง ๆ และหาแนวทางแก้ไขแล้วล่ะก็ จะทำให้การโฮเรนโซเป็นไปได้ด้วยดียิ่งขึ้น
สุดท้าย จะกล่าวถึงเทคนิคการจัดการลำดับในการรายงานภายใน 1 นาที มีทั้งหมด 5 ข้อดังนี้ 1) บอกใจความหลักก่อน 2) บอกทางเลือกว่ามีทางเลือกอะไรบ้าง 3) บอกประเด็นที่จะต้องตัดสินใจ 4) บอกข้อสรุป และ 5) ถามซ้ำเพื่อยืนยันการตัดสินใจและการดำเนินงานทั้งหมดนั้นสามารถดำเนินต่อได้หรือไม่ ซึ่งหากเอาแต่อธิบายรายละเอียดให้หมด อาจจะใช้เวลาถึง 5-10 นาที แต่ถ้าเราใช้หลัก 5 ข้อนี้แล้ว จะทำให้สามารถเรียบเรียงข้อมูลก่อนที่จะไปรายงาน และไม่ต้องคุยกับหัวหน้านานอีกด้วย
